Jurnal Khusus (Special Journal)

JURNAL KHUSUS PERUSAHAAN DAGANG

Dalam proses pencatatan traksaksi untuk perusahaan kecil, jurnal yang dibuat adalah jurnal umum. Akan tetapi bagi perusahaan besar dengan transaksi keuangan yang banyak dan sering terjadi, maka proses pencatatan tidak mungkin menggunakan jurnal biasa/umum yang biasa dikerjakan oleh satu orang saja.

Oleh sebab itu, untuk menghemat waktu dan memudahkan pembagian pekerjaan, maka perlu dirancang suatu sistem pencatatan transaksi yang khusus untuk itu, yaitu jurnal khusus. Jadi, jurnal khusus adalah jurnal yang dirancang secara khusus untuk mencatat transaksi yang bersifat sama dan sering terjadi atau berulang-ulang, dengan tujuan agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Jurnal khusus (special journal) yang biasa digunakan dalam akuntansi perusahaan dagang terdiri atas empat macam:

1. jurnal penerimaan kas, untuk mencatat transaksi penerimaan kas,

2. jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pengeluaran kas,

3. jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit,

4. jurnal penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan secara kredit.

Di samping keempat jurnal khusus tersebut, perusahaan dagang harus tetap mempunyai jurnal umum untuk mencatat transaksi yang tidak dapat ditampung dalam jurnal khusus yang tersedia.

Perbedaan antara jurnal khusus dan jurnal umum antara lain:

1. jurnal umum biasanya terdiri atas dua kolom, sedangkan jurnal khusus terdiri atas banyak kolom,

2. jurnal umum untuk mencatat transaksi yang bersifat insidental, sedangkan jurnal khusus untuk mencatat transaksi yang bersifat sama atau sering terjadi.

1. Jurnal Penerimaan Kas (Cash Receipt Journal)

Suatu transaksi keuangan yang sering terjadi berkaitan dengan penerimaan uang tunai yang berasal dari berbagai sumber perusahaan, perlu dibuatkan kolom khusus untuk akun Kas (debit), sehingga pencatatannya dilakukan pada jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas adalah buku jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan uang atau uang tunai.

Transaksi yang dicatat dalam jurnal penerimaan kas antara lain sebagai berikut.

a. Penjualan tunai.

b. Penerimaan pelunasan piutang.

c. Penerimaan pendapatan (Pendapatan bunga, dividen, sewa, dan lain-lain).

d. Retur pembelian secara tunai.

Bentuk Jurnal penerimaan kas adalah:

2. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)

Suatu transaksi keuangan yang sering terjadi berkaitan dengan pengeluaran uang tunai untuk berbagai kegiatan perusahaan, perlu dibuatkan kolom khusus untuk akun Kas (kredit), sehingga pencatatannya dilakukan pada jurnal pengeluaran kas. Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran uang kas/pembayaran uang tunai.

Transaksi yang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas antara lain sebagai berikut.
a. Pembelian secara tunai.
b. Pembayaran atau pelunasan utang dagang.
c. Pembayaran beban-beban.
d. Retur penjualan secara tunai.
e. Pengambilan uang tunai untuk pribadi.

Bentuk jurnal pengeluaran kas adalah:

3. Jurnal Pembelian (Purchases Journal)

Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian secara kredit. Transaksi pembelian yang sering dilakukan oleh perusahaan adalah pembelian barang dagangan, pembelian perlengkapan, pembelian peralatan, inventaris, dan sebagainya. Jadi, jurnal pembelian adalah buku jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian secara kredit, baik pembelian barang dagangan maupun bukan barang dagangan.

Transaksi yang dicatat dalam jurnal pembelian antara lain sebagai berikut.
a. Pembelian barang dagangan secara kredit
b. Pembelian perlengkapan, peralatan, dan aktiva lain secara kredit.

Bentuk jurnal pembelian adalah:

4. Jurnal Penjualan (Sales Journal)

Suatu perusahaan dagang sering melakukan transaksi penjualan barang dagangan, terutama penjualan barang dagangan secara kredit. Untuk itulah diperlukan pencatatan khusus atas transaksi tersebut dalam jurnal penjualan. Jurnal penjualan adalah buku jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan barang dagangan secara kredit.

Bentuk jurnal penjualan adalah:

5. Jurnal Umum (General Journal)

Suatu transaksi yang tidak dapat dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian dan jurnal penjualan, akan dicatat dalam jurnal umum. Jurnal umum (jurnal memorial) adalah buku jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat dalam keempat jurnal khusus di atas,

Transaksi yang dicatat dalam jurnal umum antara lain sebagai berikut.
a. Transaksi lain yang tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus, misalnya: retur pembelian kredit, retur penjualan kredit, perubahan utang atau piutang menjadi wesel, dan lain-lain.
b. Ayat jurnal penyesuaian (adjustment entry)
c. Ayat jurnal koreksi (correcting entry)
d. Ayat jurnal penutup (closing entry)
e. Ayat jurnal pembalikan (reversing entry)

Bentuk jurnal umum atau jurnal memorial adalah:

Kartu Persediaan (Inventory)

PENGERTIAN DAN SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN

A.   Pengertian Persediaan

Secara umum istilah persediaan menunjukkan barang yang dimiliki untuk dijual atau barang yang akan diolah menjadi produk untuk dijual. Dalam perusahaan dagang persediaan adalah persediaan barang dagangan ( merchandise inventory ). Dalam perusahaan manufactur persediaan meliputi persediaan bahan baku ( material inventory ), persediaan barang dalam proses ( work in process inventory ), dan persediaan produk jadi ( finished goods inventory ).

B.   Sistem Pencatatan Persediaan

            Ada dua sistem pencatatan yang bisa digunakan dalam pencatatan persediaan, yaitu sistem Inventarisasi Fisik ( Phisical System ) dan sistem perpetual ( Perpetual System ).

1.    Pencatatan sistem inventarisasi fisik

                  Pencatatan sistem inventarisasi fisik disebut juga pencatatan sistem periodik ( periodical system ). Dalam sistem pencatatan fisik harga pokok penjualan dihitung tiap akhir periode setelah sisa barang ( persediaan akhir periode ) di gudang diperiksa dan  dihitung secara fisik. Prosedur pencatatan persediaan sistem inventarisasi fisik secara garis besar Sebagai berikut :

a.    Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebit akun pembelian, dan kredit akun Utang Dagang.

b.    Memo Kredit dari kreditor, sebagai bukti transaksi retur pembelian, dicatat dalam jurnal umum atau jurnal pembelian retur, dengan mendebit akun Utang Dan kredit akun Retur Pembelian.

c.    Faktur penjualan dicatat dalam Jurnal Penjualan dengan mendebit akun Piutang Dagang, kredit hasil akun Penjualan.

d.    Memo Kredit yang dikirimkan kepada debitur sebagai bukti transaksi penjualan retur, dicatat dalam jurnal umum atau jurnal penjualan retur  dengan mendebit akun Retur Penjualan, Dan kredit akun Piutang Dagang.

2.    Pencatatan Sistem Perpetual

      Pencatatan sistem perpetual atau metode pencatatan terus menerus (kontinue), disebut juga dengan motede “balance permanent”. Prosedur pencatatan persediaan sistem perpetual, secara garis besar Sebago berikut :

a.    Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebit akun Persediaan, dan kredit akun Utang Dagang.

b.    Memo kredit yang diterima dari kreditur Sebago bukti transaksi retur pembelian:

1.    Dicatat dalam buku jurnal umum atau jurnal pembelian retur dengan mendebit akun Utang Dan kredit akun Persediaan.

2.    Dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan Sebago mutasi keluar sebesar harga beli barang yang dikembalikan kepada kreditur.

c.    Faktur penjualan sebagai bukti transaksi penjualan kredit :

1.    Dicatat dalam jurnal penjualan dengan mendebit akun Piutang Dagang, Dan kredit akun Hasil Penjualan sebesar harga penjualan.

2.    Harga pokok barang yang dijual (hpp), dicatat debit akun Harga Pokok Penjualan, kredit akun Persediaan.

3.    Harga pokok barang yang dijual, dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan sebagai mutasi keluar.

d.    Memo kredit yang dikirimkan kepada debitur Sebago bukti transaksi retur penjualan.

1.    Dicatat dalam jurnal umum atau jurnal penjualan retur, dengan mendebit akun retur Penjualan, Dan kredit akun Piutang Dagang sebesar harga jual barang yang dikembalikan.

2.    Harga pokok barang yang diterima kembali dicatat debit akun Persediaan, kredit akun Harga Pokok penjualan.

3.    Harga pokok barang yang diterima kembali dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan sebagai  mutasi masuk.

C.   PENILAIAN PESEDIAAN

1.    Dalam Pencatatan Sistem Inventarisasi Fisik

      Dalam pencatatan sistem fisik, nilai persediaan barang akhir periode diketahui setelah kuantitas barang yang tersedia dihitung secara fisik, kemudian dikalikan dengan harga satuannya. Harga satuan barang yang digunakan Sebago dasar penilaian persediaan, bergantung pada metode penilaian yang digunakan. Metode penilaian persediaan yang dapat digunakan dalam pencatatan sistem enventasrisasi fisik,anatar lain metode Tanda Pengenal Khusus, metode Rata-rata,metode FIFO, metode LIFO, metode Persediaan Dasar, Dan Metode Taksiran.

a)    Metode tanda pengenal khusus

      Dalam penerapan metode ini, setiap barang yang masuk (dibeli) diberi tanda pengenal yang menunjukan harga satuan sesuai dengan faktur yang diterima.

b)  Metode rata-rata

1)    Metode rata-rata sederhana

      Dengan metode ini, harga rata-rata per satuan barang dihitung dengan cara membagi total harga per satuan setiap transaksi pembelian dengan jumlah transaksi pembelian termasuk persediaan awal periode.

2)    Metode rata-rata tertimbang

      Harga pokok rata-rata per satuan barang dihitung dengan cara membagi jumlah harga pembeliaan barang yang disediakan untuk dijual, dengan jumlah satuannya (kuantitas).

c)  Metode masuk pertama keluar pertama (MPKP)

      Menurut metode MPKP atau FIFO (First-in First-out), barang yang lebih dulu masuk (dibeli) dianggap barang yang lebih dulu keluar (dijual)

d)  Metode masuk terakhir keluar pertama (MTKP)

      Menurut metode MTKP atau LIFO (Last-in First-out), barang yang terakhir masuk dianggap barang yang lebih dulu keluar.

e)  Metode persediaan dasar

     Adakalanya perusahaan menetapkan jumlah minimum persediaan yang harus ada setiap saat, baik mengenai kuantitasnya maupun harga satuannya. Dalam metode ini, nilai persediaan barang pada akhir periode dihitunh sebagai berikut :

1)    Apabila kuantitasnya lebih banyak daripada kuantitas persediaan dasar, nilai persediaan adalah nilai persediaan dasar ditambah dengan harga pasar kelebihannya

2)    Apabila kuantitasnya lebih rendah daripada kuantitas persediaan dasar, nilai persediaan adalah nilai persediaan dasar dikurang dengan harga pasar kekurangannya.

f)   Metode taksiran

      Dalam pencatatan system fisik, nilai persediaan barang pada akhir periode sering dihitung dengan menggunakan metode taksiran. Metode tersebut biasanya digunakan pada supermarket yang biasa membuat laporang keuangan bulanan (interim=sementara), sehingga relative sulit dilakukan penghitungan persediaan barang secara fisik. Penerapan metode taksiran dapat dilakukan dengan menggunakan metode Laba Kotor, atai dengan menggunakan metode Harga Eceran.

1)    Metode Laba Kotor

      Dalam penggunaan metode Laba Kotor (Gross Profit Method), untuk menentukan nilai persediaan barang pada akhir periode, selain data yang diperoleh dari catatan mengenai persediaan, diperlukan juga data mengenai :

a)    Hasil penjualan bersih (neto) pada periode yang bersangkutan

b)    Persentase laba kotor dari hasil penjualan neto. Biasanya diperoleh berdasarkan pengalaman pada periode-periode sebelumnya.

2)    Metode Harga Eceran

      Dalam penerapan metode harga eceran (Retail Method) diperlukan data mengenai :

a)    Taksiran harga jual seluruh barang yang disediakan dalam suatu periode berdasarkan harga ecerannya, sehingga dapat diketahui perbandingannya (ratio) antara jumlah harga pembelian dengan jumlah taksiran harga ecerannya.

b)    Jumlah penjualan yang telah terjadi dalam periode bersangkutan

2.  Dalam Pencatatan Sistem Perpetual

Dalam pencatatan system perpetual, setiap terjadi transaksi penjualan barang, harga pokok barang yang dijual harus dihitung dan dicatat debit pada akun harga pokok penjualan. Artinya metode penilaian persediaan diterapkan pada saat terjadi transaksi penjualan, untuk menentukan harga pokok barang yang dijual. Bandingkan dengan penilaian persediaan dalam pencatatan sistem fisik.

a.    Penerapan Metode Masuk Pertama Keluar Pertama

Menurut metode MPKP, harga pokok barang yang dijual dihitung dengan anggapan bahwa barang yang pertama masuk adalah barang yang akan dijual lebih dahulu. Kekurangnya diambil dari barang yang masuk berikutnya.

b.    Penerapan Metode Masuk Terakhir Keluar Pertama

Menurut Metode MTKP (LIFO), harga pokok barang yang dijual dihitung dengan anggapan bahwa barang yang terakhir masuk adalah barang yang dijual lebih dulu.

c.    Penerapan Metode Rata-rata

Penerapan metode rata-rata dalam system pencatatan perpetual, disebut metode rata-rata bergerak (Moving Average Method) disebut demikian karna tiap terjadi transaksi pembelian, harga rata-rata persatuan barang harus dihitung, sehingga harga rata-rata persatuan akan berubah-ubah. Harga pokok rata-rata persatuan barang yang dijual adalah harga pokok rata-rata persatuan yang berlaku pada saat terjadi transaksi penjualan

 BAB II

PENGELOLAAN KARTU PERSEDIAN

              Kartu persediaan dalam perusahaan terdiri atas kartu persedian kantor ( Stock Card ) dan kartu persediaan gudang ( Bin Card ), lebih dikenal dengan kartu gudang. Mutasi persediaan dalam jurnal dicatat secara kolektif. Mutasi setiap jenis persediaan secara individual dicatat dalam kartu persediaan kantor dan kartu gudang. Pada kartu persediaan gudang umumnya hanya dicatat mutasi kuantum setiap jenis barang. Sementara pada waktu persediaan kantor dicatat mutasi megenai kuantum dan harga setiap jenis barang.

1.           Fungsi Kartu Persediaan

              Kartu persediaan pada dasarnya berfungsi sebagai tempat mencatat mutasi tiap jenis persediaan barang. Pencatatan dalam kartu utang persediaan harus mampu menyediakan informasi persediaan yang setiap waktu diperlukan seperti :

a.    Memberikan informasi persediaan barang dagangan tentang jumlah dan nilainya.

b.    Memberikan data persediaan barang dagangan yang diperlukan untuk kepentingan penghitungan dan analis

c.    Mengontrol penerimaan, penyimpanan dan pemakaian persediaan barang dagang

2.           Metode Pencatatan Persediaan

              Dalam hubungan dengan jenis dan ukuran dan harga barang, persediaan barang dapat dicatat dengan beberapa metode, antara lain sebagai berikut.

a.    Metode pencatatan persediaan individual, digunakan apabila :

1.    Barang secara individu dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya. Misalnya dari merk, nomor dan tahun pembuatannya

2.    Harganya relative tinggi, misalnya mesin jahit, televise, kendaraan dan sebagainya

b.    Metode pencatatan kolektif, digunakan untuk barang-barang yang :

1.    Secara individual tidak dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya.

2.    Hargaya relative murah, misalnya sabun mandi, sampo, mentega, dan sebagainya

3.           Pencatatan Mutasi Persediaan dalam Kartu Persediaan

              Dokumen transaksi yang dicatat dalam kartu persediaan , tentu dokumen transaksi yang mengakibatkan terjadi mutasi persediaan seperti faktur pembelian, faktur penjualan dan memo kredit baik untuk transaksi retur pembeliaan maupun untuk retur penjualan. Pencatatan mutasi persediaan, khususnya untuk mutasi keluar, menyangkut penerapan metode penilaian persediaan yang digunakan, khususnya dalam penerapan sistem pencatatan perpetual. Dalam penerapan sistem inventarisasi fisik pada dasarnya sama, sepanjang jenis barang tidak terlalu banyak dan harga satuannya relative tinggi.

4.           Laporan Persediaan Barang

              Salah satu tugas Bagian Kartu Persediaan yaitu membuat laporan persediaan barang secara periodik, misalnya pada tiap akhir bulan atau dalam tiga bulan sekali (Triwulan). Dalam pencatatan sistem perpetual, mutasi tiap jenis barang tampa dalam kartu persediaan. Contoh format laporan persedian barang :

No.	Ket.	Jenis barang	Persediaan 1 juli 2009		Mutasi				Persediaan 31 juli 2009
			Jumlah satuan	Jumlah harga	Masuk		Keluar		Jumlah satuan	Jumlah harga
					Jumlah satuan	Jumlah harga	Jumlah satuan	Jumlah harga

 5.             Pencatatan Mutasi barang dalam kartu gudang

Sebagai tempat mencatat mutasi ( keluar masuknya ) kuantitasnsetiap jenis barang, sehingga kuantitas persediaan barang setiap waktu dapat diketahui. Berdasarkan data catatan dalam kartu gudang, dapat dibuat laporan kuantitas persediaan tiap jenis barang secara periodik. Dokumen pendukung pencatatan dalam kartu gudang terdiri ats :

a.    Tembusan laporan penerimaan barang, dicatat sebagai mutasi masuk

b.    Tembusan faktur penjualan tunai, dicatat sebagai mutasi keluar

c.    Surat order pengiriman, dicatat sebagai mutasi keluar

d.    Tembusan memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur, dicatat sebagai mutasi keluar

e.    Tembusan memo debit sebagai bukti transaksi penjualan retur, dicatat sebagai mutasi masuk.

6.             Laporan Persediaan Gudang

Pencatatan mutasi tiap jenis barang dilakukan seperti pada kartu gudang. dalam keadaan tertentu, laporan persediaan gudang dapat dibuat berdasarkan data kartu gudang, dalam artian tidak dibuat berdasarkan hasil pemeriksaan barang secara fisik. Dalam hal demikian, laporan dapat dibuat dengan menginformasikan sisa awal periode, mutasi masuk, mutasi keluar, dan sisa akhir periode.

7.             Pencatatan Selisih Kuantitas Persediaan

Sering terjadi selisih antara kuantitas barang menurut kartu gudang dengan kuantitas barang bias timbul karena kesalahan perhitungan fisik barang saat terjadi mutasi, kerusakan, barang susut jika satuannya kg, atau karena kekeliruan pencatatan dalam kartu gudang.

Apabila terjadi selisih kuantitas barang antara data kartu gudang dengan hasil perhitungan fisik, sepanjang selisih yang timbul dipandang tidak cukup berarti (wajar), kuantitas barang yang dilaporkan adalah kuantitas menurut hasil penghitungan fisik yang sudah diverifikasikan. Catatlah dalam kartu gudang harus diubah, disesuaikan dengan hasil penghitungan fisik.
  selisih yang terjadi bias selisih lebih, bisa juga selisih kurang. Selisih lebih, artinya kuantitas barang menurut penghitunag fisik lebih tinggi daripada kuantitas barang menurut kartu gudang.  Dalam hal demikian, selisih kuantitas barang dicatat dalam kartu gudang sebagai mutasi masuk. Selisih kurang, artinya kuantitas barang menurut penghitungan fisik lebih rendah daripada kuantitas barang menurut kartu gudang. selisih kurang dicatat dalam kartu gudang sampai mutasi keluar.

Kas Kecil (Patty Cash)

PENGELOLAAN KAS KECIL ATAU PETTY CASH

Rekomendasi : Artikel ini sangat relevan jika digunakan sebagai panduan bagi Manajer Keuangan, akan tetapi juga bagus untuk diketahui oleh staff di bagian keuangan.

Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.

Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )

2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

Prosedur Kas Kecil

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.

Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alas an bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil

Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.

Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

Pengisian Kembali Kas Kecil

Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank.

Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut.

Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil : Mengajukan permohonan pengsian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).

Penggunaan Kas Kecil

Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan.

Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipakan dengan baik.

TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini aka dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kacil setiap harinya.

Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil

Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukaan diawal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian di cocokankan dengan catatan kas kecil atau lebih dieknal dengan rekonsiliasi kas kecil.

Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan akas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller, jika sudah di approve, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment atas perbedaan tersebut.